オフィス清掃は清掃業者に委託がおすすめ！　自社清掃との違いやメリット・デメリットを解説

オフィス清掃を自社で行う場合は従業員の負担となる上、清掃箇所によっては専門的な知識や技術がないと対応できません。そのため、清掃業者への委託を検討した方が良いケースもあるでしょう。

ではオフィス清掃を自社で行う場合と、清掃業者に委託する場合とでは、どのような違いがあるのでしょうか。

本記事では、オフィス清掃を自社で行う場合と、業者に委託する場合のメリット・デメリットと、委託する場合の費用相場について解説します。また、業者選びのポイントも紹介します。

オフィス清掃を自社で行う場合と清掃業者へ委託する場合のメリット・デメリット

オフィス清掃を自社で行う場合と、清掃業者へ委託する場合の、メリットとデメリットを紹介します。

オフィス清掃を自社で行う場合のメリット

自社で業務の合間に清掃を行うメリットは、清掃にかかるコストを比較的抑えられることです。

オフィス清掃を自社で行う場合、基本的には従業員に清掃を担当してもらうか、清掃専門の従業員を雇用するかのどちらかになります。清掃に必要な道具をそろえ、従業員を雇用するためのコストはかかるものの、オフィス清掃を外部に委託する場合と比べると、費用が抑えられる場合が多いです。

また自社の従業員が清掃を行う場合は、従業員同士のコミュニケーションが活発になったり、社内に美化意識を浸透させたりする効果も期待できるでしょう。

オフィス清掃を自社で行う場合のデメリット

オフィス清掃を自社で行う場合のデメリットは、清掃業務によってコア業務が圧迫される可能性があることです。身の回りの清掃だけであればそれほど負担になりませんが、エアコン清掃やワックスがけ、天井や窓ガラスの掃除なども自社で行うと、本来の業務に充てる時間が少なくなってしまうかもしれません。

また自社で清掃を担当する従業員を雇う場合は、採用活動が必要です。求人広告を掲載するための費用がかかる他、採用後は必要に応じて清掃作業やマナーなどの研修を行う必要があり、時間や人件費がかかります。清掃を担当する従業員が退職した場合は、再び人材を探し、育成する必要もあるでしょう。

オフィス清掃を清掃業者へ委託する場合のメリット

オフィス清掃を清掃業者へ委託するメリットは、自社にかかる清掃の負担を軽減できることや、高いレベルの清掃サービスが受けられることです。

清掃を業者に委託すれば従業員が掃除に時間を割く必要がなくなり、業務に集中できます。また清掃専門の従業員を雇用する場合とは異なり、採用活動や雇用手続き、教育にコストをかける必要がありません。

そして、清掃業者は専門的な知識や道具を用いるため、一般的な掃除道具では落とせない汚れや、手の届かない場所の汚れなどもきれいに掃除してもらえます。

さらに、清掃業者に委託した場合は、委託費用を経費として計上できる点もメリットです。

オフィス清掃を清掃業者へ委託する場合のデメリット

オフィス清掃を清掃業者に委託する場合のデメリットは、清掃にかかるコストが増えることと、セキュリティ面の配慮が必要となることです。

まず掃除する回数や場所が多くなるほど、清掃にかかるコストが増えます。コストを抑えたいときは、清掃箇所や回数を絞った方が良いでしょう。

さらにオフィス清掃を委託すると、自社の従業員以外の人がオフィスに出入りすることになります。セキュリティ面でのリスクを下げるためには、社内の情報や貴重品などの取り扱いに注意が必要です。

オフィス清掃を業者に委託した際の費用相場

オフィス清掃を業者に委託した際の費用は、掃除の頻度や掃除箇所により異なります。ここでは日常清掃と定期清掃、それぞれの費用相場を紹介します。

日常清掃の費用相場

日常清掃を業者に委託した場合の費用相場は、以下の通りです。

日常清掃を清掃業者に委託した場合にかかる費用は1回の清掃で3,000〜4,000円程度が目安です。1カ月の利用頻度が多いほど、一回当たりの費用が安くなる傾向があります。

定期清掃の費用相場

定期清掃を業者に委託する場合の費用は、掃除箇所によって異なります。また1回当たりの費用が設定されているケースが多いようです。

費用相場の例を挙げると、以下の通りです。

なお、定期清掃にかかる費用はオフィスが広いほど高くなる傾向にあります。さらに、作業するスタッフの人数によっても費用は変動することがあります。

オフィスの清掃費用を経費として計上するときの勘定科目

オフィスの清掃にかかった費用は、以下の勘定科目で経費として計上します。

● 外注費・業務委託費
● 雑費
● 衛生管理費
● 消耗品費
● 地代家賃

なお、帳簿を整理するため、同じ目的で使用した清掃費用は同じ勘定科目で計上しましょう。以下、それぞれの勘定科目の特徴や注意点などを紹介します。

外注費・業務委託費

外注費・業務委託費は、外部の企業に業務を委託する際に発生した費用に使える勘定科目です。清掃を委託した際にも使えます。

雑費

雑費は、他の勘定科目に振り分けられないものや、少額で一時的な費用が発生した場合に使われる勘定科目です。清掃に必要なごみ袋や清掃用品の購入など、少額で臨時的に発生した清掃に関する費用は雑費として計上できます。

雑費はさまざまなケースで利用されるため、清掃費用とその他の費用の区別が難しくなる可能性があります。少額でも何度も発生する費用を計上する場合や、帳簿を明確にしたい場合は、衛生管理費を選ぶのがおすすめです。

衛生管理費

清掃業者に委託している場合は、毎月一定額の予算が必要となるため、衛生管理費として計上します。

また清掃に必要な雑巾・モップ・洗剤など少額な清掃用品は雑費として計上することも可能ですが、衛生管理費にまとめることで清掃にかかった費用が分かりやすくなります。

消耗品費

消耗品費として計上できるのは、取得価格が10万円未満のものです。

10万円未満の清掃用品を購入した際に仕分けできます。取得価格が10万円を超える場合は減価償却処理が必要です。

地代家賃

賃貸オフィスの管理会社が清掃を外部業者に委託している場合、清掃費用は共益費・管理費に含まれることが多いです。共益費・管理費は多くの場合、地代家賃として形状されます。

ただし、共益費や管理費の全てが清掃費用となるわけではないため、注意が必要です。

オフィス清掃を委託する業者の選び方

オフィスの清掃は業者によりサービス内容や質が異なります。業者選びで失敗しないために確認したいポイントを解説します。

1. サービス内容

清掃業者が提供するサービスには、主に以下の4通りがあります。

● 日常清掃
● 定期清掃
● 巡回清掃
● 臨時清掃

それぞれ内容が異なるため、自社の希望に合う清掃サービスが委託できる業者を選びましょう。

日常清掃

日常清掃は、美観維持や衛生管理を目的として、毎日または数日に1回の頻度で行う清掃です。掃除機・雑巾・中性洗剤などの掃除道具を使用して、次のような掃除を行います。

● エントランスの掃き掃除やガラス拭き
● トイレや洗面台の掃除
● 給湯室やシンクの清掃
● ごみ箱のごみ回収、分別
● フロアの掃除機がけ、モップがけ
● 禁煙所の掃除、灰皿交換
● オフィス内のデスクや会議室のテーブル拭き
● デスクや手すりなどの除菌
● エントランスのガラス、ドアノブの清掃

清掃箇所は業者により異なるため、希望に合う清掃サービスが受けられる業者を選びましょう。

定期清掃

定期清掃は、日常清掃で掃除できない箇所やしつこい汚れ、たまった汚れを落とすことを目的としています。清掃の頻度は1カ月〜数カ月に1回程度です。

定期清掃では、洗浄力の強い洗剤や特殊な機械を使用して、次のような掃除を行います。

● 床の剥離清掃
● ワックスがけ
● カーペット洗浄
● 天井の清掃
● 照明器具の清掃
● 換気扇清掃
● 階段や通路の高圧洗浄
● 高所の窓・手すり・ガラスの拭き掃除
● エアコンの分解清掃
● カーペットや石材の染み抜き
● 外装塗装

定期清掃を行うことで、ビルやオフィスの耐久性の向上や安全性と快適さの確保が期待できます。

巡回清掃

巡回清掃は、オフィスの美観を維持するために、オフィスの共用部やエントランスなど、気になる箇所を重点的に清掃するサービスです。週に1〜2回、月に1〜2回など、頻度を指定して利用するのが一般的です。

巡回清掃では次のような掃除を行います。

● エントランスの掃き掃除
● ガラス戸の拭き掃除
● 手すりの拭き上げ
● 共用灯の拭き上げ
● 共用灯の球切れのチェックと交換
● 植栽の剪定
● 道路のごみ拾い
● ごみ庫の清掃

巡回清掃は日常清掃より頻度が少ないため、予算を抑えたいときなどにも選択肢となるでしょう。

臨時清掃

臨時清掃は、必要なときに必要な箇所の清掃を依頼できるサービスです。業者によっては、特別清掃やスポット清掃と呼ばれることもあります。

「汚れた箇所だけをきれいにしたい」「引っ越し後の清掃を依頼したい」など、単発で清掃業務を業者に任せたいときに便利です。

臨時清掃では次のような掃除を行います。

● 退去後清掃
● 椅子、ソファ清掃
● エアコン清掃
● カーペットフロア清掃
● ハードフロア清掃
● ガラス清掃
● トイレの尿石除去
● シンクの水垢除去
● ベランダの鳥獣のフン除去

2. 詳細な見積もりの提示

清掃を委託する際は、現地調査を行い具体的な清掃内容や詳細な見積もりを提示してくれる業者を選びましょう。

現地調査がなかったり、おおよその見積もりを提示する業者は清掃内容が不明瞭で、希望した清掃サービスが受けられなかったり、見積もりよりも高い料金を請求される恐れがあります。そのため、どの清掃にいくらかかっているか分かる見積もりであることを確認しておきましょう。

また汚れの種類や範囲によっては、特殊作業が必要となるケースがあります。契約前に特殊作業が必要なケースや追加費用の確認もしておくと良いでしょう。

3. 清掃に関係する専門資格の有無

清掃に関する専門資格には、ビルクリーニング技能士、建築物環境衛生監理技術者、清掃作業監督者などがあります。有資格者の在籍の有無によって、清掃業者の専門性を確かめるのも良いでしょう。

4. スタッフ教育が行われているかどうか

スタッフに対して清掃技術の教育やマナー研修を行っているかどうかを確認しましょう。スタッフ教育や管理体制は、公式サイトなどで確認できます。

スタッフ教育が不十分な業者は、スタッフによって清掃の仕上がりにバラつきが出たり、清掃時のマナーが悪かったりする恐れがあります。

5. 保険加入の有無

清掃業者が損害賠償責任保険に加入しているかどうかと、契約書に損害賠償に関する記載があるかどうかの確認は重要なチェックポイントです。保険に未加入の場合や、契約書に保証に関する記載がない場合は、万一、清掃中に事故や破損などトラブルが起きても、保証が受けられない可能性があります。

6. 過去の実績や得意分野

清掃業者の公式サイトなどで、過去の実績や得意分野を確認することも大切です。

実績が多ければ、その分、ノウハウが蓄積されていると考えられます。また利用者の口コミや評判を参考に、業者の得意分野をチェックしておけば、自社の希望に合う清掃サービスかどうかを判断しやすくなります。

オフィスの清掃は業者に委託するのがおすすめ

オフィスの清掃を業者に委託すれば、自社で従業員が清掃を担当する必要がなくなり、コア業務に集中できます。また業者は専門的な知識や技術を使って掃除するため、普段の清掃では手が回らないところまできれいにしてもらえるでしょう。さらに、オフィスをきれいに保てば来訪者に好印象を与えるだけでなく、従業員のモチベーションアップにもつながります。

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